Подбор персонала, или рекрутинг.  Коротко о главном

Каждый работодатель желает знать, где сидит фазан

Сегодня перед организацией стоит огромное количество задач, связанных с желанием не просто поддержать свою жизнеспособность, а быть успешной на рынке и развиваться. Для этого необходимо поддерживать высокий уровень качества предоставляемых услуг или производимых товаров, необходимо как-то выделяться среди конкурентов, осваивать новые направления и территории, а порой быть инновационной и создавать уникальный, новый продукт. Все это невозможно осуществить без помощи такого важного элемента, как сотрудник. Человеческий капитал, или человеческие ресурсы – это тот инструмент, которым обладает организация для реализации всех своих целей и задач. Поэтому  привлечение правильного кандидата в организацию – это большая удача для работодателя.

Рекрутинг , или подбор персонала – это та область деятельности, которая позволяет осуществить отбор наиболее подходящего сотрудника в организацию. Рекрутинг – это  элемент общего процесса управления персоналом организации, и на сегодняшний день он является хорошо проработанным и изученным, так что полагаться только на удачу не следует.

В данной статье вы найдете определение основных  понятий, а также подробное руководство по осуществлению подбора персонала : как построить этот  процесс грамотно, сэкономить время, средства, а главное – как найти подходящего сотрудника для конкретной организации.

Подбор, набор, отбор и другие приключения менеджера по персоналу .

Для того чтобы приступить к организации процесса подбора персонала, необходимо определиться с терминологией.

Итак, набор , или наем персонала – это процесс привлечения кандидатов на работу в организацию. Привлечение может осуществляться различными методами и способами: используя СМИ, интернет-пространство, через сотрудничество с вузами и т. д.

Отбор персонала – это процесс выбора нужного кандидата. Отбор осуществляется при помощи психодиагностических процедур, собеседований, тестов профессиональных знаний, ассессмент-центров и пр.

Подбор персонала , или рекрутинг – это процесс привлечения, поиска и отбора подходящего кандидата.

Участниками процесса подбора персонала являются сами кандидаты , а также исполнители и заказчики , или инициаторы подбора.

Исполнителями могут быть как сотрудники организации -заявителя, если в ней предполагается соответствующий отдел, ответственный за процессы управления персоналом, так и внешние специалисты , входящие в состав специализированных агентств и организаций.

В свою очередь специалисты по подбору персонала могут называться HR‑менеджерами, менеджерами по персоналу, специалистами по подбору кадров, рекрутерами, ресетчерами, консультантами. Причины такой вариативности связаны с тем, что  большинство исследований были проведены  на английском языке, а сама концепция управления персоналом зародилась в США.

Итак, рекрутер (recruiter – вербовщик) – это специалист, отвечающий за подбор персонала, производящий качественный отбор; ресетчер ( research– исследовать) – специалист, который проводит исследование и анализ кадровой ситуации, рынка труда, сбор информации о компаниях и кандидатах, часто осуществляет поиск кандидатов; менеджер по персоналу, HR‑менеджер – это специалист более широкого профиля, в функционал которого могут входить любые элементы процесса управления персоналом , предусмотренные штатным расписанием.

Часто из-за небольшого штата сотрудников процесс подбора осуществляют специалисты, ответственные за общее управление персоналом отделов. Так, HR-менеджер может быть ответствен за подбор персонала, его  адаптацию и обучение, создание организационной культуры и даже ведение кадрового делопроизводства.  Необходимо понимать, что управление персоналом – достаточно сложный процесс, а его отдельные элементы требуют целенаправленного к себе внимания . 

Во избежание рисков, а это не только текучесть кадров и большие финансовые потери, но и снижение уровня лояльности сотрудников к организации, снижение уровня мотивации сотрудников, распространение негативного образа компании как работодателя и проч., необходимо грамотно и профессионально организовать процесс подбора персонала.  

Подбор персонала. Инструкция к применению

Процесс подбора персонала поддается управлению и может быть представлен в следующей схеме: 

1) определение потребностей,  

2) проведение профессиографического анализа ,  

3) расчет затрат на подбор персонала и установление бюджета,  

4) разработка общей схемы или модели процесса подбора,  включающей в себя выбор или разработку методов отбора и установлением критериев принятия решений,   

5) установление стандартов для оценки выбранных методов,  

6) определение методов привлечения кандидатов,  

7) осуществление поиска кандидатов,  

8) применение выбранных методов,  

9) принятие решения по кандидату инициатором подбора,  

10) создание мотивационного прогноза.  

Данная схема (или план действия) включает в себя все основные этапы процесса подбора персонала и способна в значительной мере структурировать деятельность осуществляющего подбор, а также  дать общее представление о рекрутинге инициатору этого процесса.

 Этап 1. Определение потребностей заказчика

Процесс подбора персонала, как правило, начинается с определения потребностей инициатора подбора.  На данном этапе происходит сбор первичной информации об открытой вакансии и ожиданий инициатора подбора. Определяются ответственные за подбор и принятие решения по кандидатам.

В качестве метода в основном выступает интервью с руководителем или ответственным за подбор, в  ходе которого заказчик формирует основные требования к будущему кандидату, обговариваются общие условия взаимодействия с исполнителем.

Также на данном этапе необходимо ознакомиться с организацией в целом: ее стратегией, структурой, основными направлениями деятельности, целями, особенностями организационной культуры и HR-бренда, что в дальнейшем  определит весь процесс привлечения и отбора кандидатов.

Этап 2. Составление профессиограммы

Чтобы избежать ошибок и недоразумений, вызванных рисками процесса общения,  необходимо прибегать к методам, позволяющим точно определить характерные признаки должности и требования к характеристикам личности сотрудника. К таким методам относится профессиографический анализ.

Процедура профессиографического анализа деятельности – это методология, позволяющая установить необходимые стандарты , точно определив, что подразумевает под собой должность и какими умениями  и способностями должен обладать кандидат для успешного выполнения будущей работы.

При помощи анализа профессиональной деятельности происходит выделение основных обязанностей и задач , связанных с исследуемой должностью,  личностных и профессиональных качеств и навыков сотрудника, необходимых при выполнении трудовых обязанностей, определение уровня  или зоны ответственности , которые предполагает конкретная должность.

Также на данном этапе происходит сбор информации об общих условиях труда, схем взаимодействия и последовательности производственных процессов, описание рабочего места.

Профессиограмма – важный этап общего процесса подбора персонала, так как она четко определяет стандарт требований , который делает возможным профессиональный и качественный  отбор кандидата.

Этап 3.  Определение бюджета: соотношение выгод и затрат на подбор персонала

Прежде чем приступить к определению методов привлечения и поиска кандидатов, необходимо рассчитать затраты на проведение отбора персонала, которые затем будут вычитаться из ожидаемой прибыли.

Необходимо учесть затраты, связанные с привлечением кандидатов, их первичным отсевом, реализацией методов  отбора, а также косвенные расходы. При расчете издержек на персонал принято учитывать их затратную часть и активную, доходную часть. Можно выделить издержки на  привлечение, поиск, отбор кандидатов; затраты на подготовку рабочего места; издержки, вызванные периодом вхождения в должность (низкой производительностью труда новичка). Если имеет место внутренний рекрутинг, то издержки будут связаны с процессом замещения одного сотрудника другим.

Пользуясь рядом исследований, можно определить экономическую эффективность тех или иных методов привлечения и поиска персонала. Существуют также качественные показатели, которые при соотнесении с количественными способствуют выбору оптимальных методов подбора по критерию стоимости и повышению эффективности процедуры подбора персонала в целом.

Компаниям, которые стремятся к оптимизации численности и сокращению бюджета, выделяемого на процессы управления персоналом, может подойти метод внутреннего рекрутинга , который значительно сокращает затраты на привлечение кандидатов. Часто большая часть затрат приходится на групповые собеседования и ассессмент-центры. Процесс отбора становится более дорогим, если организации необходимо закрыть позицию руководителя или редкого специалиста, поскольку это требует более сложной проработки процедур отбора и большего времени, в связи с чем растут затраты, связанные с простоем рабочего места.

Этап 4. Установление стандартов для оценки эффективности процедур

Прежде чем приступить к применению тех или иных процедур отбора кандидатов, необходимо внимательно проанализировать эффективность средств, которые могут применяться для привлечения кандидатов.

Выбранный метод считается эффективным в том случае, если он позволяет получить точную информацию , с помощью которой будет приниматься решение о выборе того или иного кандидата.

Среди стандартов эффективности процедур подбора персонала можно выделить критерии надежности, валидности и интерпретируемости .  Хотя надежность метода, его непротиворечивость  может быть оценена различными способами, основной целью, заложенной во всех этих подходах, является определение того, насколько метод позволяет адекватно измерить то, для чего он предназначен. Чем более надежным и валидным является процедура или метод отбора, тем выше его ценность как инструмента для точного определения того, насколько кандидат соответствует вакансии .

Важным стандартом качества методов отбора является степень точности , с которой результаты отражают необходимые качества кандидатов и позволяют провести различия между ними. Таким образом, метод, а точнее его результаты, должны быть легко интерпретируемы , что определяет полезность и высокое качество выбранного метода отбора.

Применение  ненадежных методов измерения может привести к ошибкам, что ставит под вопрос состоятельность и оправданность всего процесса подбора кандидатов.

Этап 5.  Разработка общей схемы, или модели процесса подбора

Для того чтобы качественно и эффективно организовать процесс подбора кандидатов, необходимо предварительно составить план , или модель процедуры подбора персонала, включающую продуманный порядок привлечения, поиска, отбора кандидатов, а главное – четкую последовательность действий.

Выработанный план должен включать в себя выбор или разработку методов отбора, проработку инструкций для осуществления отбора, учет количества ответственных за подбор на каждом этапе, учет оборудования и прочих вспомогательных материалов, описание критериев для принятия решений.

Среди эффективных методов отбора персонала можно выделить следующие:

• Структурированное собеседование: ситуативное, формализованное, разноплановое,–помогающее оценить психологические и поведенческие конструкты личности. Основное отличие структурированных собеседований состоит в том, что функция каждого вопроса или задания четко определена, большее внимание уделяется характеристикам, выявленным на основе анализа профессиональной деятельности. Данный метод обладает большей объективностью, так как сводится к минимуму возможность непреднамеренной дискриминации и несправедливых решений.
• Моторные и вербальные тесты на выполнение образца работы. Демонстрация конкретных действий на оборудовании, кейсы на принятие решений, связанных с профессиональной деятельностью, психомоторные тесты.
• Биографические методики.
• Методики, направленные на определение профессиональных знаний.
• Метод ассессмент-центра как совокупность всех процедур отбора, включающий систему рейтинга и баллов.
• Психодиагностические методы и проч.

Выбор того или иного метода обычно обусловлен тем, насколько точно он способен получить ту информацию, которая поможет определить наиболее подходящего кандидата. Также метод проходит оценку через сравнение необходимых на его реализацию затрат и сопоставление их с утвержденным бюджетом.

Важной составляющей модели процесса отбора является разработка и утверждение критериев оценки.  В условиях выбора необходимо иметь основу для сравнения кандидатов, выделить стандарты для их сравнения.

Одним из условий успешного выбора является применение валидного метода отбора, что также способствует исключению элемента дискриминации в процессе отбора кандидатов. Дискриминация и игнорирование этических принципов работы могут негативно сказаться на всем процессе подбора кандидатов и иметь негативные последствия для организации в целом. Так, в отсутствие четких критериев оценки возможен риск упущения подходящего кандидата, а нарушение этических норм часто является и нарушением гражданских прав кандидата.

Этап  6. Привлечение кандидатов

На этапе знакомства с работодателем необходимо выявить основные особенности HR-бренда компании, особенности ее организационной культуры, что делает или может сделать организацию привлекательной в глазах соискателей работы. Важно учитывать маркетинговую стратегию организации, ее имидж. Все это должно помочь на этапе привлечения кандидатов. Способы привлечения утверждаются на этапе формирования бюджета, а регламент работ – на этапе формирования модели всего процесса подбора. Способы привлечения кандидатов зависят от выбранных источников их поиска: внешних или внутренних, от целевой аудитории и от общей стратегии организации. Среди самых распространённых каналов  привлечения можно выделить такие, как сотрудничество с вузами и различными молодежными организациями,  привлечение кандидатов через СМИ, привлечение кандидатов в интернет- пространстве.

Результатом привлечения кандидатов является активность соискателей и их желание принять участие в конкурсе на вакансию, что значительно облегчает процесс подбора, так как повышается возможность выбрать наиболее замотивированного кандидата , сокращается временной период процесса подбора, а также затраты организации.

Этап 7. Поиск кандидатов

Важное место в процессе подбора персонала занимает поиск кандидатов . Часто одного привлечения кандидатов бывает недостаточно для закрытия вакансии, это связано с особенностями самой позиции: чем выше квалификация и должность специалиста, тем труднее становится процесс привлечения, это также касается редких специалистов и опытных управленцев . Часто сказывается общая ситуация на рынке труда в целом. Все это обусловливает необходимость самостоятельного поиска кандидатов. Технологии и каналы поиска вариативны. Выбор того или иного метода часто продиктован профессиографическим анализом и соотношением выгод и затрат.  Для того чтобы эффективно организовать поиск, необходимо провести анализ кадровой ситуации в регионе поиска, анализ основных конкурентов, учебных заведений, центров занятости. На этапе поиска может быть применен внутренний рекрутинг, или поиск кандидатов внутри организации; рекрутинг по рекомендациям – процесс сбора рекомендаций; интернет-рекрутинг – поиск подходящего кандидата через профессиональные сайты, интернет-сообщества; метод переманивания специалиста, или headhunting и проч.

Этап 8. Применение методов

В процессе отбора кандидатов необходимо помнить о том, что в ситуации выбора находится и сам кандидат. От того, насколько профессионально пройдет процедура отбора, насколько ясными и понятными будут методы отбора, ровно настолько процесс отбора будет считаться успешным. Ситуация, когда выбранный кандидат отказался принять предложение о работе, может быть вызвана ситуативными факторами, вместе с тем она может говорить о плохо проработанных методах отбора – возможно, они не отвечали таким требованиям, как доступность, этичность . Также это может свидетельствовать о недостаточном профессионализме производящего отбор, о непроработанной модели процедуры отбора.

Этап 9. Процедура принятия решения

Процесс принятия решения о выборе того или иного кандидата может быть организован различными способами, в том числе с применением статистических методов или метода клинической оценки .

Так, при использовании клинического метода на первый план выходит экспертное мнение производящего отбор, а значит, оценка является более субъективной, но при условии комбинирования методов может существенно помочь в выборе кандидата, например на более высокие позиции, или при подборе редких специалистов.

Часто кандидатов выбирают статистическим путем, вычисляя стандарт, что позволяет сравнить кандидатов между собой. При применении большого количества методов или выявления наибольшего соответствия между измеряемыми  признаками, может быть использован регрессионный анализ. Так или иначе, есть основания полагать, что статистические методы более предпочтительны в процессе принятия решения относительно кандидатов, так как позволяют комбинировать информацию, полученную по результатам большого количества методов отбора, а также дают возможность избежать ошибок, связанных с субъективностью производящего отбор.

Этап 10. Создание карьерного плана кандидата

Процесс подбора персонала может считаться эффективным, если с течением времени выбранный кандидат не просто окупил затраты на подбор, но и внес свой вклад в развитие организации . Процессу удержания и развития сотрудников может способствовать заключение, которое формируется после прохождения кандидатом всех испытаний, путем сопоставления личных особенностей, способностей, целей и ожиданий кандидата со стратегий и особенностями организации-работодателя. Полученная информация о личностных качествах кандидата может быть использована для составления карьерного или мотивационного плана с рекомендациями для заказчика по удержанию нового сотрудника.

Эпилог

Подбор персонала, или рекрутинг, – ключевой процесс в жизнедеятельности любой организации. Для того чтобы организовать его наиболее эффективно , нужно уделить достаточное количество времени подготовке к этому процессу и  быть высокопрофессиональным во время проведения процедур отбора. Необходимо отметить, что даже самый высокоорганизованный процесс не может избежать рисков, связанных с ситуативными факторами, так как все методы отбора в большей степени способны выявить постоянные характеристики кандидата, но не только они определяют его поведение.  Важно помнить, что неудачные решения относительно кандидатов могут быть вызваны неправильной организацией процесса подбора, и стараться минимизировать риски . Оптимизации процесса отбора способствует профессиографический анализ деятельности, так как он позволяет выявить необходимые для оценки кандидатов критерии. Методы отбора кандидатов должны быть надежными, точными и интерпретируемыми, в противном случае оптимальное принятие решения по кандидату будет невозможно. Введение стандартов для процедуры принятия решения – необходимая часть  правильной организации процесса подбора персонала, поскольку она делает возможным сравнение кандидатов. Также необходимо помнить о дальнейшем удержании и мотивации выбранного кандидата, для чего существуют мероприятия по адаптации и дальнейшему развитию сотрудника.

Процесс отбора персонала можно считать завершённым, когда он позволяет осуществить основную цель – сделать работу организации более эффективной во временной перспективе . Руководствуясь желанием быстро и легко закрыть вакансию, ответственный за  подбор рискует подменить истинный смысл этого процесса. Рекрутер должен помнить, что задача его состоит не в максимально быстром или лёгком закрытии вакансии, а в том,  чтобы отобранный кандидат внёс свой вклад в развитие организации .

N.B. Для максимальной эффективности процесса подбора персонала необходимо соблюдать триаду «Диагностика – Изменение – Фиксация» , которая включает практически все вышеописанные элементы.  Данный подход гарантирует Вам желаемый результат! В этом случае именно Вы получите идеального сотрудника, который принесёт прибыль Вашей организации!

А.В.Клемешева
Лаборатория HR Технологий